Überfülltes E-Mail-Postfach (Mailbox) - was nun? – innosolutions Helpcenter

Einleitung

Ziel

Sie verstehen, wie Sie Ihre Mailbox wirkungsvoll «aufräumen» und organisieren, damit sichergestellt ist, dass Sie die Ihnen zugewiesene / bezahlte E-Mail-Speicherplatz-Quote nicht überschreiten und damit erreichbar bleiben.

Ausgangslage / Symptome

Sie erhalten keine Nachrichten mehr, da der Ihnen zugewiesene Speicherplatz aufgebraucht ist.
Sie erhalten entsprechend eine Warnung, dass Ihr Postfach bald voll sein wird (sie erhalten rechtzeitig mehrere Warnungen, die Sie auf das drohende Erreichen des Limits hinweisen)
Absender, die Ihnen ein Mail schicken, erhalten eine Fehlermeldung zurück, dass die E-Mail nicht an Sie zugestellt werden konnte, wie z. B. «Disk Quota exceeded»:

SMTP error from remote mail server after RCPT TO:<vorname.name@domain.ch>: 550-Callout verification failed: 550-552 5.2.2 <vorname.name@domain.ch> Quota exceeded (mailbox for 550 user is full)).

Der genaue Wortlaut der Meldungen ist z. T. abhängig vom E-Mail-Provider, grundsätzlich geht es aber um die exakt gleiche Problematik:

Der technische Hintergrund, den Sie zunächst verstanden haben müssen

Dank dem heute etablierten E-Mail-Protokoll «IMAP» ist es möglich, Mail-Konten über mehrere Geräte hinweg 1:1 zu synchronisieren. Damit sehen Sie z. B. über das Handy gesandte E-Mails auch in Ihren gesendeten E-Mails auf Ihrem Desktop-Rechner oder Sie können an Entwürfen, die Sie im Büro begonnen haben, unterwegs auf dem Smartphone weiterarbeiten. Oder dass gelöschte Objekte auf allen Geräten gelöscht werden. Ein enormer Vorteil und eine nicht mehr wegzudenkende Effizienzsteigerung!

Diese ständige IMAP-Synchronisierung impliziert, dass Ihre gesamte Mailbox und die Nachrichten darin auf dem Mail-Server gespeichert sind (und nicht primär auf Ihren Endgeräten) und damit entsprechend auch Platz auf dem Mail-Server in Anspruch nehmen.

Dies betrifft nicht nur die Ordner «Posteingang», «Gesendete» oder «Entwürfe», sondern sämtliche Ordner (die für den Sync markiert sind), darunter eben auch die «Gelöschten Nachrichten».

Fazit: Auch die gelöschten Mails beanspruchen Platz in der Mailbox

Da auch die gelöschten Objekte über alle Geräte hinweg gesynct werden, beanspruchen auch diese Platz im Postfach auf dem Server und führen damit logischerweise zu überfüllten Postfächern.

Vorgehen

Sofort-Lösung: Speicherplatz freigeben.

Löschen Sie nicht benötigte Mails
(oft sind die unter «Gelöschte Objekte» bzw. im Mail-Papierkorb zu finden ;-))
Löschen Sie Mails mit grossen Anhängen

In Ausnahmefällen kann - je nach Provider - kurzfristig auch der Postfachspeicherplatz erhöht werden. Dies ist selbstverständlich aber keine nachhaltige Lösung bzw. führt konsequenterweise zu ständig ansteigenden Kosten.

Langfristige Lösung: So vermeiden Sie, dass Ihre Mailbox «überläuft»

Ansatz 1: Leeren Sie auch den E-Mail-Papierkorb von Zeit zu Zeit

Es ist wie im «echten Leben» im Büro auch: Ein (E-Mail-)Papierkorb ist selbstverständlich kein Ort für die Ablage / Archivierung von Objekten. Im Büro dürfte Ihr Papierkorb regelmässig geleert werden, beim E-Mail-Papierkorb müssen Sie sich selber darum kümmern oder die automatische Leerung z. B. nach 30 Tagen (meistens standardmässig verfügbar) aktivieren (lässt sich auch ganz gezielt über Postfach-Regel erledigen).

Ansatz 2: Ein externes E-Mail-Archiv (nicht innerhalb Ihrer Postfach-Ordner-Struktur)

Manchmal ist man dankbar, kann man später mal wieder auf etwas «Gelöschtes» zurückgreifen (wobei der tatsächliche Nutzen sich in der Praxis oft auch als überbewertet herausstellt). Der korrekte Ansatz dafür ist die Erstellung eines Archivs auf Ihrem «Hauptarbeitsplatz» (oft der Notebook / Desktop-Rechner): Aktuell nicht mehr benötigte Mails, die sie aber (noch) nicht löschen können / wollen, verschieben Sie in dieses Archiv. Unterhalb dieses Archivordners können Sie selbstverständlich auch Ordnerstrukturen erstellen.

WICHTIG: Dieses Archiv darf NICHT unterhalb Ihres IMAP-Postfachs geführt werden, da logischerweise auch diese Mails & Unterordner über den Server synchronisiert werden und darauf Speicherplatz in Anspruch nehmen.

Abhängig von Ihrem E-Mail-Programm, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, externe Postfach-Archive zu erstellen. Entscheidend ist dabei immer, dass sich Ihr Archiv AUSSERHALB Ihrer IMAP-Postfach-Struktur befindet (z. B. lokal auf dem Gerät unter «Dokumente» oder auf einem Netzlaufwerk), sonst bringt das Ganze logischerweise nichts.

Selbstverständlich unterstützt Sie innosolutions gerne bei der smarten Konfigurationen Ihres E-Mail-Archivs.

Arbeiten Sie smart zeitgemäss: Verzichten Sie wenn möglich auf E-Mail-Anhänge

E-Mail-Anhänge zu versenden ist zwar sehr einfach und bequem, doch in den meisten Fällen unnötig, auf alle Fälle aber speicherintensiv und bei Betrachtung der heutige z. V. stehenden Möglichkeiten eigentlich meistens ineffizient und «überholt».

Gerade in Firmen oder Organisation existiert fast immer eine zentrale Datenablage, auf welche Teammitglieder berechtigungsabhängig zugreifen können. Schicken Sie Ihren Team-Kolleginnen deshalb lediglich LINKS auf Dateien, statt jedesmal eine neue Kopie per E-Mail zu verschicken.

Tatsächlich generieren Sie mit dem Versand von Anhängen (meist total unnötig) zusätzlichen Speicherplatzbedarf, weil das Mail mit dem Anhang, das Sie senden

auf Ihrem Gerät / in der Datenablage ja bereits vorhanden ist
nach dem Versand unter Ihren gesendeten Objekten gespeichert ist
beim Eintreffen im Posteingang der Empfänger gespeichert wird
im dümmsten Fall durch die Empfänger auch wieder irgendwo zusätzlich abgelegt werden

Sie stellen fest: Abhängig von der Anzahl Empfänger und dem Workflow generieren Sie mit dem Versand von Anhängen ständig Daten, die den Speicherplatz Ihrer ICT-Infrastruktur womöglich total unnötig «verschwenden» (wehe, wenn alle Empfänger den Anhang auch wieder zurücksenden!)

Bedenken Sie auch: Speicherplatz ist keineswegs kostenlos - der Betrieb einer Datenablage inkl. Backup und Support kostet in Wirklichkeit sogar ziemlich viel.

Ausnahmen bestätigen die Regel

Es gibt selbstverständlich nach wie vor Ausnahmen, in denen der Versand von Anhängen unumgänglich ist (wenn man die Dokumente nicht zum Download freigeben kann oder wenn die Empfänger keinen Zugriff auf eine abgelegte Datei haben).

Für alle anderen Fälle gibt es heute aber weit smartere Möglichkeiten. Gerne beraten wir Sie dazu.

iCloud-Mail-User sind im Vorteil

Eine elegante Ausnahme bietet auch der iCloud Service MailDrop von Apple: Senden Sie über Apple Mail und ihre iCloud-Adresse grosse Anhänge (bis max. 5 GB), werden diese im Hintergrund automatisch verschlüsselt auf einem iCloud-Server abgelegt und dem Empfänger lediglich der Link auf die Datei zugestellt - ohne dass man dies überhaupt gross mitgkriegt.

Ein weiteres Beispiel dafür, dass Bluewin- oder GMX-Konten und andere Relikte aus Web 1.0-Zeiten auch funktional längst überholt sind.

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